SAGRLAFT – Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

¿Sabías que tenemos implementado un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo?

Para evitar que la organización pueda ser utilizada como instrumento para dar legalidad a recursos provenientes de actividades ilícitas o apoyar grupos al margen de la ley. Para ello S&A Servicios y Asesorías ha definido una política, unos lineamientos y unos controles que le permitirá realizar la debida diligencia a cada una de las contrapartes.

1. Clientes
2. Colaboradores
3. Proveedores
4. Socios

POLITICA GENERAL PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (FT)

S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S

 

El presente documento constituye la política general para la prevención del lavado de activos (LA) y financiación del terrorismo (FT) de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S, el cual ha sido elaborado en desarrollo, de sus políticas de buen gobierno corporativo, sus principios éticos y los lineamientos de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S con la finalidad de establecer los lineamientos de la organización en esta materia.

 

  1. OBJETIVO

El objetivo de este documento es presentar los lineamientos para la prevención del lavado de activos (LA) y financiación del terrorismo (FT) de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S, y establecer los controles y actividades a seguir en el manejo de las operaciones comerciales y financieras con clientes y proveedores susceptibles de operaciones de lavado de activos y de financiación del terrorismo.

 

  1. ALCANCE

Esta política aplica a todos los funcionarios de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S y a sus contratistas con funciones de contratación que desarrollan actividades para estructurar y realizar transacciones comerciales, financieras y/o operaciones, sean de tipo documentario, electrónico, en efectivo, en especie o desarrolladas de cualquier otra forma, pactadas en moneda nacional o extranjera.

 

  1. DEFINICIONES Y CONCEPTOS GENERALES

Contrapartes: Personas naturales o jurídicas con las cuales S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S tiene vínculos de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden.

Código de ética: Es el compendio de los valores, principios y normas que deben guiar la conducta de los trabajadores de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S en el desarrollo de sus actividades.

Factores de riesgo de LA/FT: Agentes generadores del riesgo de lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo LA/FT.

Financiación del terrorismo (FT): Financiación de terrorismo es la recolección o suministro de fondos con el conocimiento que van a ser usados total o parcialmente para cometer actos de terrorismo o para contribuir en la comisión de actos terroristas. Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006.

Gestión de riesgos: La aplicación sistemática de políticas, procedimientos, estructuras y prácticas de administración a las tareas de establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar riesgos. Cultura, procesos y estructuras dirigidas a obtener oportunidades potenciales mientras se administran los efectos adversos.

LA/FT: Sigla utilizada para señalar lavado de activos y financiación del terrorismo.

Lavado de activos (LA): Proceso en virtud del cual los bienes de origen delictivo se integran en el sistema económico legal con apariencia de haber sido obtenidos de forma lícita. Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 323 del Código Penal, adicionado por el artículo 8 de la Ley 747 de 2002 y modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006.

Listas restrictivas: Son aquellas listas frente a las cuales S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S se abstendrá o buscará terminar relaciones jurídicas o de cualquier otro tipo con las personas naturales o jurídicas que en ellas figuren. Tienen esta característica las listas de las Naciones Unidas, las listas OFAC y las otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo que no pueda mitigarse con la adopción de controles.

Listas de control: Listas utilizadas para el control del LA/FT diferentes a las listas restrictivas. Estas listas involucran la calificación de la contraparte que figure en las mismas como de alto riesgo de LA/FT. Estas listas son definidas por el Oficial de Ética y Cumplimiento.

Listas OFAC: Listas emitidas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros – Office of Foreing Assets Control (OFAC), por sus siglas en inglés, del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos. Contienen nombres de narcotraficantes especialmente señalados (Significant Designated Narcotics Traffickers – SDNT LIST), narcotraficantes extranjeros significativos (Significant Foreign Narcotic Traffickers SFNT LIST), terroristas globales especialmente señalados (Significant Designated Global Terrorists -SDGT LIST), cabecillas de organizaciones criminales o terroristas o que representan uno o todos los riesgos antes señalados.

Listas de las Naciones Unidas: Listas emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas. Estas listas son vinculantes para Colombia conforme al Derecho Internacional.

Operaciones inusuales: Operaciones que realizan las personas naturales o jurídicas, que por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado.

Operaciones sospechosas: Operaciones que realizan las personas naturales o jurídicas, que por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado, y de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no hayan podido ser razonablemente justificadas.

Reporte de Operaciones Inusuales (ROI): Reporte que se efectúa al Oficial de Ética y Cumplimiento de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S de una operación inusual.

Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS): Reporte de una operación sospechosa que el Oficial de Ética y Cumplimiento de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S efectúa a la UIAF.

Riesgo: La posibilidad de que suceda algo que tendrá un impacto sobre los objetivos de la empresa. Se lo mide en términos de consecuencias y probabilidades.

Señales de alerta: Hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la empresa determine como normal.

Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que tiene como objetivo prevenir y detectar posibles operaciones de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en diferentes sectores de la economía.

 

  1. CONDICIONES GENERALES

4.1. AMBITO DE APLICACIÓN

Este manual es aplicable a todos los procesos en los que se presenten factores de riesgo de LA/FT.

 

4.2. LINEAMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN DEL LA/FT

Para la prevención del LA/FT, S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S aplicará los siguientes lineamientos:

 

  1. Lineamientos para la aceptación de CLIENTES/PROVEEDORES

a. No se establecerá ninguna relación de negocios o de cualquier otro tipo con personas naturales o jurídicas cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones o licitud de los recursos.

 

Para estos efectos, no se establecerá ninguna relación de negocios o de cualquier otro tipo con personas naturales o jurídicas incluidas en listas consideradas por S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S como restrictivas.

Las listas restrictivas son:

  • Las listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas).
  • Las listas OFAC – Listas emitidas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros – Office of Foreing Assets Control (OFAC), por sus siglas en inglés.
  • Aquellas otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo de LA/FT que no pueda mitigarse con la adopción de controles.

Tampoco se entablará ninguna relación de negocios o de cualquier otro tipo con personas jurídicas cuando alguna de las siguientes personas figure en las mencionadas listas:

  • Representantes legales
  • Miembros de Junta Directiva
  • Accionistas, socios o asociados que tengan el 5% o más del capital social, aporte o participación.

b. En la medida en que sea jurídicamente posible la terminación de los actos jurídicos correspondientes, no se mantendrán como contrapartes a personas naturales o jurídicas incluidas en listas restrictivas o cuando sus representantes legales, miembros de Junta Directiva o accionistas, socios o asociados que tengan el 5% o más del capital social, aporte o participación, figuren en las mencionadas listas.

 

  1. Lineamientos para los CLIENTES/PROVEEDORES con un nivel de riesgo de LA/FT superior

Los CLIENTES/PROVEEDORES que reflejan un nivel de riesgo superior de LA/FT, son los siguientes:

  • Los que figuran en las listas de control adoptadas por S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S. La Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces, definirá las “listas de control” que tendrá en cuenta S&A SERVICIIOS Y ASESORIAS S.A.S, para estos efectos.
  • Aquellos cuyas operaciones han sido reportadas como operaciones inusuales y que la Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces las defina como de alto riesgo.
  • Los CLIENTES/PROVEEDORES que realizan actividades calificadas como de alto riesgo de LA/FT de conformidad con la ley colombiana y los estándares internacionales para la prevención del LA/FT.

 

La Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces, determinará las actividades que S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S considerará como de alto riesgo de LA/FT. Los CLIENTES/PROVEEDORES internacionales ubicados en áreas geográficas de alto riesgo LA/FT. La Unidad de Ética y Cumplimiento, determinará las áreas geográficas que S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S considerará como de alto riesgo de LA/FT.

Frente a los CLIENTES/PROVEEDORES que reflejen un nivel de riesgo superior de LA/FT, se consagran controles más exigentes de vinculación y de control.

 

  1. Lineamientos para el “conocimiento CLIENTES/PROVEEDORES”

Para el conocimiento de los CLIENTES/PROVEEDORES se aplicará lo establecido en las políticas del área de Compras y de Contabilidad de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S, los cuales permiten su identificación plena y confiable, así como la verificación de la Información suministrada por éstos. Sin embargo, para efectos de la prevención del LA/FT, tendrán en cuenta los controles que se definen en el numeral 5.2

 

  1. Lineamientos para el control de operaciones de los CLIENTES/PROVEEDORES y detección de operaciones inusuales

Para efecto de determinar eventuales “operaciones inusuales” se adoptará un sistema de control de las operaciones de las “contrapartes”, basado en los siguientes aspectos:

  • Principio “conozca a su CLIENTE/PROVEEDOR”
  • Principio “conozca el mercado”
  • Instrumentos para detección de operaciones inusuales

Los anteriores principios e instrumentos, se desarrollarán con la aplicación de los controles mencionados en el numeral 5.2.

 

  1. DESARROLLO

A continuación se describen los controles específicos aplicables:

 

5.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DE LOS CONTROLES GENERALES DE LA/FT EN CLIENTES/PROVEEDORES

a. Identificar a los CLIENTES/PROVEEDORES – Información y documentación requerida.

Además de la información y documentación que se requiere de los CLIENTES/PROVEEDORES en el Formulario del Registro Único de Proveedores/Clientes, en el Formulario de Proveedores/Clientes Extranjeros y en el Formulario del Clientes Comerciales, para efectos de la prevención del control del LA/FT, (Documentos ya existentes) se exige:

 

a. Declaraciones relacionadas con la prevención y control al LA/FT.

b. Certificación de aplicación de normas de prevención del LA/FT, para empresas obligadas a adoptar sistemas de prevención del LA/FT.

c. Certificación de la participación en el capital de accionistas, socios o asociados que tengan el 5% o más del capital social, aporte o participación. Esta certificación solo se exige para el caso de personas jurídicas, en las que por su naturaleza sus accionistas, socios o asociados no figuran en el certificado de la Cámara de Comercio.

 

b. Verificar si el CLIENTE/PROVEEDOR está dentro de los lineamientos de aceptación para tal efecto se debe realizar revisión de listas restrictivas

Antes de establecer una relación jurídica o contractual debe efectuarse una revisión en las listas restrictivas (listas de la OFAC y listas de las Naciones Unidas) respecto de los CLIENTES/PROVEEDORES, ya sean personas naturales o jurídicas. Esta revisión le corresponde al área de contabilidad de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S.

El control de listas restrictivas en el caso de personas jurídicas siempre incluye:

  • A la persona jurídica
  • Representantes legales
  • Miembros de Junta Directiva
  • Accionistas, socios o asociados que tengan el 5% o más del capital social, aporte o participación.

Para la revisión de las listas, el responsable tomará los datos de las personas naturales o jurídicas a revisar del Certificado de Cámara de Comercio y de la relación de socios con más del 5 % del capital social, aporte o participación.

Cuando se aplique el control de listas y se encuentren coincidencias en alguna de las listas restrictivas se suspende el proceso y no se debe llevar a cabo ningún tipo de contratación, se notifica de inmediato este hecho a la Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces.

La Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces, remitirá al responsable las sugerencias de dicha Unidad, para que el área responsable tome la respectiva decisión, en torno a si se suspende o no el proceso de vinculación o contratación.

 

c. Determinar tipos de CLIENTES/PROVEEDORES que pueden representar un riesgo superior de LA/FT.

Para determinar los tipos de CLIENTES/PROVEEDORES que pueden representar un riesgo superior de LA/FT, se efectuarán las siguientes actividades:

a. Revisar si la contraparte figura en alguna de las listas de control definidas por la Unidad de Ética y Cumplimiento.

b. Revisar si la contraparte realiza actividades calificadas como de alto riesgo de LA/FT de conformidad con la ley colombiana y los estándares internacionales para la prevención del LA/FT.

c. En caso de contrapartes internacionales, revisar si la contraparte se encuentra ubicada en áreas geográficas de riesgo.

 

Esta revisión le corresponde al área de contabilidad de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S.

En ocurrencia de cualquiera de los eventos enunciados anteriormente, la contraparte se considera de riesgo superior de LA/FT y es objeto de una debida diligencia mejorada, motivo por el cual se deben aplicar a esta contraparte, adicionalmente, los controles definidos en el siguiente punto.

 

d. Aplicar debida diligencia mejorada de contrapartes que representan un riesgo superior de LA/FT

Los CLIENTES/PROVEEDORES que reciban una calificación de riesgo de LA/FT superior, son objeto de las siguientes medidas:

  • Llevar a cabo entrevistas con los CLIENTES/PROVEEDORES y/o visitas a sus oficinas o instalaciones.
  • Solicitud de documentación adicional al CLIENTE /PROVEEDOR.
  • Recolección de firma y huella del CLIENTE/PROVEEDOR.
  • La aprobación de CLIENTES/PROVEEDORES con nivel de riesgo de LA/FT superior, se lleva a cabo por una instancia superior a la que normalmente corresponde.
  • Igualmente, se debe obtener tal aprobación del nivel superior (mínimo Jefe de área) para continuar con la relación comercial en caso en el que CLIENTE/PROVEEDOR, adquiera tal calidad.
  • Se ejerce un especial control para la actualización anual de información y documentación. En el caso en el que algún CLIENTE/PROVEEDOR de este tipo no actualice la información, este hecho es analizado como una “señal de alerta”.

 

e. Controles para la prevención del LA/ FT en el proceso de pagos

  • Pagos efectuados a terceros:

 

a. Endoso de facturas

  • Se efectúa un control de listas restrictivas frente a los tenedores legítimos de facturas que han sido endosadas por la contraparte de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S (vendedor de los bienes o prestador del servicio).
  • En caso de figurar dichos tenedores en listas restrictivas, se efectúa un reporte interno de operación inusual a la Unidad de Ética y Cumplimiento.
  • La Unidad de Ética y Cumplimiento el reporte de operación sospechosa.

 

b. Cesión de derechos económicos

  • Se efectúa un control de listas restrictivas frente a los cesionarios del crédito o de los derechos económicos.
  • En caso que algún cesionario del crédito o de los derechos económicos figure en las listas restrictivas, se efectúa un reporte interno de operación inusual a la Unidad de Ética y Cumplimiento.
  • La Unidad de Ética y Cumplimiento el reporte de operación sospechosa

 

c. Cesión de posición contractual

  • Antes de autorizar una cesión de posición contractual, se efectúa un control de listas restrictivas en relación con el respectivo cesionario.
  • Si el cesionario figura en dichas listas, la cesión no es autorizada por S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S
  • Sin perjuicio de lo anterior, antes de proceder al pago, se efectúa un control de listas restrictivas frente a dicho cesionario de posición contractual.
  • En caso que figure en las listas restrictivas, se efectúa un reporte interno de operación inusual a la Unidad de Ética y Cumplimiento.
  • La Unidad de Ética y Cumplimiento el reporte de operación sospechosa
  • Pagos recibidos por S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S
  • Los pagos que efectúen las contrapartes a S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S deben ser realizados de forma directa y con recursos propios y no a través de terceros ni con recursos de terceros.
  • Solo se admiten pagos de terceros, por autorización previa y expresa de Vicepresidente respectivo, la cual puede darse sólo en consideración a circunstancias excepcionales que imposibiliten o hagan muy gravoso el pago directo.
  • Antes de dar dicha autorización, el área encargada de la contraparte efectúa una verificación en listas restrictivas del tercero que efectuará el pago.
  • La autorización respectiva solo se puede otorgar si la verificación de listas da resultados satisfactorios.
  • En caso que la Coordinación de Cartera y Recaudo de la Vicepresidencia Financiera detecte que se están efectuado pagos por terceros no autorizados, efectúa un reporte interno de operación inusual a la Unidad de Ética y Cumplimiento dado que esta circunstancia se considera una señal de alerta.
  • La Unidad de Ética y Cumplimiento el reporte de operación sospechosa

 

5.2 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS OPERACIONES DE LOS CLIENTES/PROVEEDORES E INSTRUMENTOS PARA LA DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES

 

Para realizar el seguimiento y control de las operaciones de los CLIENTES/PROVEEDORES y detectar eventuales operaciones inusuales, los responsables se deben apoyar en el “conocimiento del CLIENTE/PROVEEDOR y del mercado” y en las señales de alerta.

Para realizar el seguimiento y control de las operaciones, con el fin de poder detectar eventuales operaciones inusuales, se tienen en cuenta los siguientes instrumentos:

 

a. Conocimiento del mercado

Los responsables del control y seguimiento de los CLIENTES/PROVEEDORES deben conocer las características particulares de sus actividades económicas y el mercado en el que actúan.

 

Así mismo, el responsable debe considerar como una “operación inusual” aquella operación cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica de la contraparte o no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado.

 

b. “Señales de alerta”

Para identificar eventuales “señales de alerta” de LA/FT, el responsable debe tener en cuenta las “señales de alerta”.

A continuación, se detallan algunas señales de alertas de LA/FT:

  • No se presentan los documentos de referencias comerciales requeridos.
  • El pasado financiero no está claro o se presenta oposición a entregar información sobre la actividad laboral, negocio y procedencia de fondos.
  • Negativa a presentar información sobre capacidad crediticia.
  • Interés de establecer vínculos comerciales con S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S. a nombre de un tercero del que no se presenta información clara y completa
  • Hallarse registrado en listas restrictivas.
  • Tratándose de extranjeros, la existencia de problemas comerciales o judiciales en el país de origen.
  • Que en la entrevista, el proveedor se muestre renuente o molesto a contestar preguntas, o que sus respuestas sean evasivas frente al conocimiento del mismo.
  • Que muestre renuencia a suministrar documentos de identidad de sus propietarios o referencias.
  • Los datos suministrados por el proveedor no son congruentes o verdaderos, son desactualizados, inverificables o insuficientes y el cliente insiste en no aclararlos o completarlos.
  • Proveedores potenciales cuyos negocios o fuentes financieras no estén claros, o que muestren reticencia a dar detalle sobre la procedencia de sus fondos.
  • Que se nieguen a revelar relaciones con otras empresas o instituciones financieras.
  • Amenaza o intento de soborno al funcionario de la entidad con el fin de que acepte información incompleta o falsa.
  • Proveedor cuyas operaciones no corresponden con las del mercado.
  • Realizar operaciones por intermedio de un apoderado sin que exista una razón válida para utilizar este mecanismo.
  • Cuando una misma persona actúa como representante legal o propietario de diferentes empresas, todas tienen la misma dirección o teléfono.
  • Registra como dirección un apartado de correos o la dirección de la empresa coincide con la de otras empresas sin vínculo aparente.
  • Que el proveedor o algunos de los administradores o socios figuran en las listas de control adoptadas por S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S o hayan aparecido en medios de comunicación o en las listas clasificadas como presuntos vinculados a actividades ilícitas.
  • La situación financiera de la empresa no concuerda con el tipo de ingresos de la actividad de la empresa o de sus socios.
  • Proveedor que se niega a informar el origen de sus recursos.
  • Proveedor sin la información mínima requerida.
  • Información no es coherente con la obtenida por S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S.
  • Proveedores poco reconocidos en el mercado que realizan altos volúmenes de compras y la fecha de constitución de la empresa es reciente.
  • Proveedores que se nieguen a suscribir las declaración sobre prevención del LA/FT definidas por S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S.
  • Varias empresas tienen en común socios, gerentes, administradores o representantes legales, sin que se hayan reportado como grupo empresarial, ni con una justificación clara.
  • Proveedor cuyas operaciones no corresponden con la información financiera suministrada.
  • Cambian frecuentemente sus datos; dirección, teléfono, etc.
  • Empresas que tienen un capital suscrito muy bajo y/o un objeto social muy amplio
  • Presenta un endeudamiento que no corresponde a los ingresos declarados del potencial proveedor.
  • Empresas que no poseen agencias ni sucursales, sin embargo, realizan varias operaciones de sumas importantes en diferentes ciudades o países, las cuales no cuentan con clara relación con su actividad económica.
  • La empresa se rehúsa a recibir a los funcionarios de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S en sus oficinas.
  • Proveedor que, teniendo la calidad de sujetos obligados a adoptar sistemas de prevención del LA/FT, se niegan a suscribir la certificación exigida por S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S
  • Proveedor que solicitan la cesión del contrato o de los derechos económicos del contrato, sin justificación clara.
  • Proveedor que se niegan a entregar la relación de socios que tenga el 5 % o más del capital social.
  • Cuantías importantes de cuentas por pagar a particulares cuando éstos no tienen vínculo claro con la empresa o actividad económica definida.
  • Empresas con antigüedad inferior a un año con activos importantes sin justificación.
  • Empresas con ingresos superiores al promedio del sector económico al que pertenece.
  • Empresas que han sido constituidas con bajos capitales, recibiendo poco después grandes sumas de inversión, cuyo origen es desconocido.
  • Empresas con márgenes de operación muy distanciados del promedio.
  • El Proveedor es una persona públicamente expuesta – PEP (por ejemplo: personas que ocupan cargos públicos, con reconocimiento público, que manejen recursos públicos).
  • La empresa tiene nuevos propietarios.
  • La empresa fue adquirida estando en dificultades económicas para el cumplimiento de sus obligaciones.
  • Proveedores que presentan altos volúmenes de compras de contado y un alto porcentaje lo hacen en efectivo.
  • Entrada de socios no conocidos.
  • Crecimiento injustificado en los ingresos cuando no tiene clientes importantes o estables.
  • Cancelaciones anticipadas de obligaciones por valores importantes.
  • Cancelación anticipada de obligaciones sin justificación razonable de fuentes de ingreso.
  • Clientes que realizan pagos por encima de lo adeudado y solicitan devolución de lo cancelado en exceso.
  • Pago de obligaciones por parte de terceros.

 

5.3 PROCEDIMIENTOS PARA EL ANÁLISIS Y REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES

 

Cuando en aplicación de los instrumentos especificados en el numeral anterior se detecten “operaciones inusuales” el responsable debe proceder de inmediato a reportarlas a la Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces, para lo cual se tendrá en cuenta el procedimiento de reporte de operaciones inusuales vigente.

En el reporte interno se debe dejar constancia del análisis realizado a la operación inusual detectada, así como del responsable o responsables de su análisis y los resultados del mismo.

 

5.4 DECISIÓN SOBRE LA INICIACIÓN O MANTENIMIENTO DE LA RELACIÓN COMERCIAL O JURÍDICA CON LA CONTRAPARTE POR OPERACIONES INUSUALES O SEÑALES DE ALERTA

a. La Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces, emitirá una recomendación en relación con entablar, continuar o no una relación comercial o jurídica con la persona o entidad objeto del reporte y las acciones a seguir, pero corresponde al área de negocio reportante, tomar la decisión respectiva. Los casos especialmente graves y/o relevantes que ímpacten a la empresa, son sometidos a consideración del Comité de Ética, bajo el procedimiento establecido para el funcionamiento de dicho Comité.

b. Para el anterior efecto, la Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces, estudiará el caso, pudiendo solicitar la documentación adicional que considere necesaria.

c. La Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces, en un plazo de 15 días comunicará al área reportante los resultados del estudio, en reunión en la cual se define igualmente un plan de trabajo sobre la situación correspondiente.

d. Si se define que el caso es relevante o grave se remitirá a consideración del Comité de Ética. Si no lo es, la Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces, efectuará un acompañamiento al área, trasmitiendo su recomendación en relación con el asunto reportado.

NOTA: POR NINGÚN MOTIVO SE DEBE COMUNICAR A LA CONTRAPARTE O A TERCEROS QUE LAS OPERACIONES HAN SIDO OBJETO DE REPORTE INTERNO O HACIA LAS AUTORIDADES.

 

5.5 REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS

a. La Unidad de Ética y Cumplimiento confronta la operación detectada como inusual o la señal de alerta identificada, con la información acerca de las contrapartes y de los mercados, y realizará los demás análisis que estime pertinente, para lo cual podrá apoyarse en el área de negocios reportante y en las distintas dependencias de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S, que dicha Unidad considere pertinente.

 b. Con base en dicho análisis determinará si la operación es o no sospechosa y presentará al Oficial de Ética y Cumplimiento las recomendaciones del caso.

 c. La decisión de proceder o no al Reporte de Operación Sospechosa ante la UIAF, es del Oficial de Ética y Cumplimiento.

 d. En todo caso que se resuelva hacer un reporte de operación sospechosa el Oficial de Ética y Cumplimiento debe estudiar si, en su criterio, se debe o no presentar una denuncia penal, si se considera que se han presentado y configurado un delito que deba ser puesto en conocimiento de las autoridades competentes.

 

5.6      SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

La inobservancia del presente manual se sanciona de conformidad con lo establecido en las directivas corporativas, en el Reglamento Interno de Trabajo vigente y en las normas que sean aplicables, sin perjuicio de las sanciones penales, administrativas o civiles previstas en la ley.

 

  1. CONTINGENCIAS

No aplica.

NOTA: La ampliación de estas políticas y otras directrices se encuentran detalladas en el MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (SARGLAFT) almacenado en el módulo de documentos del software DARUMA.

Elaborado por:

ARMANDO GIL MOLINA

Representante Legal

Aprobado por:

 

 

JUNTA DIRECTIVA.

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