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La Política de tratamiento de datos personales de S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S brinda la garantía y seguridad a cualquier clase de dato recopilado por nuestra compañía, cumpliendo con las directrices dispuestas por la Ley y logrando que de esta manera todas las personas se sientan confiadas en la administración que la compañía está haciendo de sus datos.
ALCANCE
Estas políticas aplican para todos los empleados de S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, así como para todas las empresas usuarias, asesores externos, personal en misión e invitados, quienes hagan uso de los recursos y servicios provistos por S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S.
CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN
El cumplimiento de las políticas internas y externas de la compañía es para nosotros uno de los objetivos más importantes. Es por esto que nos hemos encargado de elaborar políticas que nos permitan crear un sistema de procedimientos. Para este caso, nos referimos a la Ley de Protección de Datos. Con esta política, se pretende crear un sistema organizacional para el manejo de todo tipo de información que se haya recogido en bases de datos obtenidas por nuestra compañía.
La presente política tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
De conformidad con lo establecido por la legislación vigente en materia de Habeas Data, específicamente la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, los responsables del manejo de datos personales deben desarrollar sus políticas de tratamiento de los datos personales y velar por que los encargados del tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas; S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S a través del presente instrumento pretende informar sus políticas de tratamiento de la información recolectada en desarrollo de sus actividades empresariales y los mecanismos adoptados para su protección.
Teniendo en cuenta lo anterior, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, declara que se encuentra comprometida con el respeto y garantía de los derechos de empresas usuarias, empleados, accionistas, contratistas, proveedores, prestadores y terceros en general respecto de los datos personales a los que tenga acceso y realice cualquier tipo de tratamiento; en ese sentido procede a adoptar la presente POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, en cumplimiento de la exigencia prevista en el Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, el cual será de obligatorio conocimiento por su personal y de obligatoria aplicación en las actividades que involucren, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de datos personales.
Se permite emitir la presente política de tratamiento de datos personales, en los siguientes términos:
II. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política aplica para todo tipo de tratamiento sobre datos personales que sea realizado por S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S. dentro del desarrollo de su actividad empresarial, por cualquier medio, sea físico o virtual.
S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales en calidad de Responsable del Tratamiento; sin embargo, se reserva el derecho de encargar su tratamiento a un tercero, contando con autorización de su titular, quien, en su calidad de encargado del tratamiento se le exigirá su cumplimiento, y la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
III. INFORMACIÓN BÁSICA DE LA EMPRESA
NOMBRE: S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S
NIT: 890312779-7
DIRECCIÓN DE DOMICILIO PRINCIPAL: Cali: calle 23 A Norte #4 N 11
CORREO ELECTRÓNICO: datospersonales@serviasesorias.com.co
TELEFONO: 6448400 (en Cali)
IV. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
La actividad económica principal de S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, es la prestación de servicios con terceros beneficiarios, para colaborar temporalmente en el desarrollo de sus actividades, mediante la labor desarrollada por personas naturales, contratadas directamente por la empresa de servicios de temporales, la cual tiene con respecto de estas el carácter de empleador, de acuerdo a lo establecido en la Ley 50 de 1990, Ley 1072 de 2015 y Decreto 4369 de 2006, teniendo en cuenta ello, se encuentra también, sometido al deber de guardar reserva y discreción sobre los datos de sus empleados que llegaren a conocer en desarrollo de sus actividades. Por lo cual ésta Compañía es consciente del deber legal de mantener bajo reserva toda información personal de los trabajadores, usuarios, contratistas, proveedores, y terceros en general, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, realiza tratamiento de datos personales, previa autorización el titular, mediante recolección, almacenamiento, uso y circulación de información personal, para el cumplimiento de las siguientes finalidades, las cuales pueden operar de manera individual o conjunta:
V. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
En términos generales S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S no realizará tratamiento sobre datos sensibles, salvo en situaciones excepcionales, siempre y cuando medie alguna de las siguientes circunstancias:
Cuando se requiera realizar el tratamiento de datos sensibles, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S se compromete:
S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S no condicionará ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles.
VI. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales:
VII. ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S se encuentra comprometida con la adopción de una cultura de respeto a la Protección de Datos Personales. Para ello ha delegado, conforme a su tamaño y estructura, al Gerente de Tecnología como Oficial de Protección de Datos.
Los datos de contacto son los siguientes:
Teléfono: 6448400 (en Cali)
Correo electrónico: datospersonales@serviasesorias.com.co
VIII. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S aplicará los siguientes principios en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
IX. DEBERES DE S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS SAS
S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S tendrá presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
Cuando S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, actúe como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS, esto es cuando decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, deberá:
Cuando actúe en calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS, esto es cuando realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, deberá:
Adicionalmente, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S tendrá presente que en el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
X. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que se requiera su conservación para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
XI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, declara conocer que el Titular de los datos personales tiene los derechos que a continuación se enumeran sobre sus datos personales:
XII. CASOS QUE NO REQUIEREN LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
XIII. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS
S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, cuenta con un área encargada de asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales, para ello cuenta con los siguientes medios:
La respuesta e información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La respuesta e información será de fácil lectura.
Para presentar la solicitud se deberá aportar, por lo menos, la siguiente información:
a) CONSULTAS: Los Titulares, sus causahabientes los terceros autorizados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S.
Una vez recibida la solicitud, junto con los soportes requeridos, se dará respuesta escrita máxime dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando por circunstancias objetivas S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S. determine que no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, mediante escrito enviado a la dirección suministrada para recibir respuesta, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) RECLAMOS: Cuando se considere que la información contenida en una base de datos tratada por S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S. debe ser objeto de corrección, rectificación, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de sus deberes como Responsable, los Titulares, sus causahabientes, o terceros autorizados, podrán presentar un reclamo que, además de cumplir la formalidad expuesta para su presentación, se regirá por las siguientes reglas:
Una vez agotado el procedimiento atrás descrito, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
La información sobre manejo y tratamiento de datos personales solo será entregada a las siguientes personas:
XIV. CÁMARAS DE SEGURIDAD Y TRATAMIENTO ESPECIAL DE CIERTOS DATOS PERSONALES
S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, con el fin de garantizar la seguridad en sus instalaciones, utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas, circunstancia que se informa mediante la difusión en sitios visibles de anuncios que así lo hacen saber.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. Las imágenes serán conservadas por el tiempo necesario de acuerdo a la finalidad para la que se recolectan.
XV. PUBLICIDAD DE LA PRESENTE POLÍTICA
S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, informa que la política de tratamiento de sus datos personales puede consultarla en la página web www.serviasesorias.com.co. Igualmente, dentro de las instalaciones físicas se encontrará un aviso de privacidad y, quien lo considere necesario, podrá solicitar que se le ponga a disposición la presente política.
XVI. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACIÓN
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página www.serviasesorias.com.co.
XVII. VIGENCIA
La vigencia de estas políticas inició a partir del 07 de Septiembre de 2016.
En caso de actualizaciones de la política, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S. podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte del esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones, estos cambios se documentaran de forma oportuna y se divulgaran a través de los medios establecidos en la compañía a todas las partes interesadas.
La vigencia de los cambios que se aprueban en este documento inicia a partir del 15 de Febrero de 2021.