Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo

OBJETIVO

La Política de tratamiento de datos personales de S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S brinda la garantía y seguridad a cualquier clase de dato recopilado por nuestra compañía, cumpliendo con las directrices dispuestas por la Ley y logrando que de esta manera todas las personas se sientan confiadas en la administración que la compañía está haciendo de sus datos.

 

ALCANCE

Estas políticas aplican para todos los empleados de S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, así como para todas las empresas usuarias, asesores externos, personal en misión e invitados, quienes hagan uso de los recursos y servicios provistos por S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S.

 

CONTENIDO 

1. 1. INTRODUCCIÓN
   2. AMBITO DE APLICACIÓN
   3. INFORMACIÓN BÁSICA DE LA EMPRESA
   4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
   5. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
   6. DEFINICIONES
   7. ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
   8. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
   9. DEBERES DE S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS SAS
   10. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
   11. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
   12. CASOS QUE NO REQUIEREN LA AUTORIZACIÓN
   13. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS
   14. CÁMARAS DE SEGURIDAD Y TRATAMIENTO ESPECIAL DE CIERTOS DATOS PERSONALES
   15. PUBLICIDAD DE LA PRESENTE POLÍTICA
   16. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACIÓN
   17. VIGENCIA

 

I. INTRODUCCIÓN

El cumplimiento de las políticas internas y externas de la compañía es para nosotros uno de los objetivos más importantes. Es por esto que nos hemos encargado de elaborar políticas que nos permitan crear un sistema de procedimientos. Para este caso, nos referimos a la Ley de Protección de Datos. Con esta política, se pretende crear un sistema organizacional para el manejo de todo tipo de información que se haya recogido en bases de datos obtenidas por nuestra compañía.

La presente política tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

De conformidad con lo establecido por la legislación vigente en materia de Habeas Data, específicamente la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, los responsables del manejo  de datos personales deben desarrollar sus políticas de tratamiento de los datos personales y velar por que los encargados del tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas; S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S a través del presente instrumento pretende informar sus políticas de tratamiento de la información recolectada en desarrollo de sus actividades empresariales y los mecanismos adoptados para su protección.

Teniendo en cuenta lo anterior, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, declara que se encuentra comprometida con el respeto y garantía de los derechos de empresas usuarias, empleados, accionistas, contratistas, proveedores, prestadores y terceros en general respecto de los datos personales a los que tenga acceso y realice cualquier tipo de tratamiento; en ese sentido procede a adoptar la presente POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, en cumplimiento de la exigencia prevista en el Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, el cual será de obligatorio conocimiento por su personal y de obligatoria aplicación en las actividades que involucren, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de datos personales.

Se permite emitir la presente política de tratamiento de datos personales, en los siguientes términos:

 

II. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política aplica para todo tipo de tratamiento sobre datos personales que sea realizado por S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S. dentro del desarrollo de su actividad empresarial, por cualquier medio, sea físico o virtual.

S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales en calidad de Responsable del Tratamiento; sin embargo, se reserva el derecho de encargar su tratamiento a un tercero, contando con autorización de su titular, quien, en su calidad de encargado del tratamiento se le exigirá su cumplimiento, y la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

 

III. INFORMACIÓN BÁSICA DE LA EMPRESA

NOMBRE: S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S

NIT: 890312779-7

DIRECCIÓN DE DOMICILIO PRINCIPAL: Cali: calle 23 A Norte #4 N 11

CORREO ELECTRÓNICO: datospersonales@serviasesorias.com.co

TELEFONO: 6448400 (en Cali)

 

IV. TRATAMIENTO Y FINALIDAD  

La actividad económica principal de S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, es la prestación de servicios con terceros beneficiarios, para colaborar temporalmente en el desarrollo de sus actividades, mediante la labor desarrollada por personas naturales, contratadas directamente por la empresa de servicios de temporales, la cual tiene con respecto de estas el carácter de empleador, de acuerdo a lo establecido en la Ley 50 de 1990, Ley 1072 de 2015 y Decreto 4369 de 2006, teniendo en cuenta ello, se encuentra también, sometido al deber de guardar reserva y discreción sobre los datos de sus empleados que llegaren a conocer en desarrollo de sus actividades. Por lo cual ésta Compañía es consciente del deber legal de mantener bajo reserva toda información personal de los trabajadores, usuarios, contratistas, proveedores, y terceros en general, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, realiza tratamiento de datos personales, previa autorización el titular, mediante recolección, almacenamiento, uso y circulación de información personal, para el cumplimiento de las siguientes finalidades, las cuales pueden operar de manera individual o conjunta:

1. 1. Para realizar registro de hojas de vida, participar en procesos de selección actuales y futuros, participar en convocatorias a puestos de trabajo, recibir citación a entrevistas, evaluación de aptitudes, pruebas psicológicas, de competencias, y similares.
   2. Para que S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S pueda dar cumplimiento a su estrategia de reclutamiento y selección de personal, con el fin de que pueda ser valorado en procesos de selección y de esta forma tener la opción de ser vinculado laboral o contractualmente. Autorizó para que se comparta mi información personal con aquellas personas que sean coordinadores de dichos procesos.
   3. Para que las entidades con las que se tenga convenio puedan revisar perfiles y encontrar candidatos para sus vacantes.
   4. Para realizar la verificación de la información suministrada con el fin de comprobar que se cumple con el perfil técnico o profesional requerido.
   5. Para coordinar con los centros de salud respectivos los exámenes pre ocupacionales establecidos conforme a la legislación vigente.
   6. Gestionar trámites, soportes y PQRS en relación con el vínculo comercial o contractual.
   7. Realizar invitaciones a eventos relacionados con los servicios ofrecidos.
   8. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos, con el fin de mejorar la experiencia del cliente y tener conocimiento de sus preferencias.
   9. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y cualquier tercero con el cual S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de tipo publicitario y de mercadeo para la ejecución de las mismas.
   10. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para confirmación y actualización de datos personales suministrados cuando sean necesarios para la prestación del servicio.
   11. Contactar al Titular a través de medios telefónicos, electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con nuevos servicios, campañas de fidelización o mejora de servicio.
   12. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de estado de su registro, recuperación de contraseñas y usuarios.
   13. Para que los datos personales estén disponibles en la plataforma de reclutamiento, siempre y cuando el acceso sea técnicamente controlable.
   14. Solo si aplica, si el cargo a desempeñar tiene relación directa con niños, niñas adolescentes, para que se verifique en la página de la Policía Nacional cualquier inhabilidad por delitos sexuales contra menores de edad, en el marco de la Ley 1918 de 2018.

 

V. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

En términos generales S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S no realizará tratamiento sobre datos sensibles, salvo en situaciones excepcionales, siempre y cuando medie alguna de las siguientes circunstancias:

1. 1. Cuando cuente con autorización explícita otorgada por el Titular del dato para el tratamiento.
   2. Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
   3. Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
   4. Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares, a su anonimización.
   5. Cuando se haga referencia al tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, se asegurará el respeto de sus derechos prevalentes.

 

Cuando se requiera realizar el tratamiento de datos sensibles, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S se compromete:

1. 1. Si se necesita contar con autorización, informará al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
   2. Informará al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

 S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S no condicionará ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles.

 

VI. DEFINICIONES

Las siguientes definiciones permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales:

1. 1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
   2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
   3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 
   4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
   5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
   6. Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
   7. Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
   8. Dato personal privado: Información personal que, en principio, interesa única y exclusivamente a su titular, es decir, es decir, es de conocimiento restringido.
   9. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
   10. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
   11. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
   12. Habeas Data: Derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información establecido en el artículo 20 de la Constitución Política, particularmente en relación con la información financiera y crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
   13. Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, que tiene como función la vigilancia y control del Régimen Integral de Protección de datos personales, incluyendo la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Gerencia.
   14. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
   15. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
   16. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
   17. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

VII. ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S se encuentra comprometida con la adopción de una cultura de respeto a la Protección de Datos Personales. Para ello ha delegado, conforme a su tamaño y estructura, al Gerente de Tecnología como Oficial de Protección de Datos.

Los datos de contacto son los siguientes:

Teléfono: 6448400 (en Cali)

Correo electrónico: datospersonales@serviasesorias.com.co

 

VIII. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S aplicará los siguientes principios en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

1. Acceso y Circulación Restringida: De acuerdo con las disposiciones legales, el acceso y circulación de los datos personales sujetos a tratamiento  por  S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S. será restringido. En esta medida, su tratamiento se realizará tan solo por las personas previamente autorizadas por su titular o cuando medio una orden legal, judicial o administrativa, y según la naturaleza del dato que se trate. Los datos disponibles en internet, previa autorización de su titular, contarán con un control técnico para garantizar su seguridad y confidencialidad, y solo tendrán acceso a ellos, las personas autorizadas para el cumplimiento.
2. Confidencialidad: Se garantiza la confidencialidad y reserva de los datos personales que no tengan naturaleza de públicos, aún después de finalizado su tratamiento. En esta medida, los datos personales tan solo serán comunicados en atención a la autorización otorgada por el titular y para el cumplimiento de la finalidad previamente informada y aceptada.
3. Finalidad: El tratamiento de datos personales realizado por S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S. se sujetará a las finalidades legitimas que fueron previamente informadas y autorizadas por su titular. De esta manera, tan solo se realizará el tratamiento de aquellos datos personales que sean necesarios para el cumplimiento de dicha finalidad y proporcionales a la misma, y por el tiempo que resulte adecuado.
4. Legalidad: El tratamiento de datos personales realizado por S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S estará sujeto en su integridad a las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias que regulan el régimen de Protección de Datos Personales, así como a las directrices y circulares expedidas por la SIC como Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
5. Libertad: S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S solo tratará datos personales con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, o cuando medie mandato legal u orden de autoridad judicial o administrativa competente.
6. Seguridad: S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, en el tratamiento de datos personales, dispondrá de medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas y necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento sobre los mismos.
7. Transparencia: S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada
8. Calidad o Veracidad: La información sujeta a tratamiento por parte de S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En consecuencia, no hará uso de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

IX. DEBERES DE S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS SAS

S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S tendrá presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

Cuando S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, actúe como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS, esto es cuando decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, deberá:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; esto es que permita al titular conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre él en las bases de S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S.
2. Solicitar y conservar copia de las autorizaciones que otorguen los Titulares;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Cuando corresponda, garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Cuando corresponda, actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado por su titular.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados según el procedimiento establecido en la presente Política.
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
15. Adoptar, adicional a la presente política, los procedimientos necesarios para garantizar la debida protección de datos personales.
16. DEBER DE INFORMACIÓN: Al momento de solicitar autorización al Titular del dato, deberá informarle de manera clara y expresa:
    1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
    2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
    3. Los derechos que le asisten como Titular;
    4. Su identificación, dirección física o electrónica y teléfono, como Responsable del Tratamiento.

 

Cuando actúe en calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS, esto es cuando realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, deberá:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; esto es que permita al titular conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre él en las bases de S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos del procedimiento establecido en la presente política.;
6. Adoptar, adicional a la presente política, los procedimientos necesarios para garantizar la debida protección de datos personales.
7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” .
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.;
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, es decir: al titular, su causahabientes, representantes o apoderados, a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y a los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Adicionalmente, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S tendrá presente que en el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

 

X. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que se requiera su conservación para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

XI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, declara conocer que el Titular de los datos personales tiene los derechos que a continuación se enumeran sobre sus datos personales:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. ACCESO: El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S. cobrará el costo de envío cuando este deba hacerse por medios físicos. Si el envío es por medio digital, se cobrará su reproducción cuando las solicitudes superen un número considerable, a partir de 10 consultas al mes posteriores a la consulta gratuita.
3. ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN. En desarrollo del principio de veracidad o calidad, en el Tratamiento de los datos personales, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S ha adoptado las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes; así mismo ha establecido medidas para que los mismos sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del Tratamiento. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento. La autorización no será necesaria en los siguientes casos:
   1. La Información haya sido requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
   2. Se trate de datos de naturaleza pública.
   3. En los casos de urgencia médica o sanitaria.
   4. El tratamiento de información haya sido autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
   5. Se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
4. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad aplicable a la protección de datos personales y a lo contenido en la presente política.
6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución Los Titulares podrán en todo momento solicitar al Responsable o Encargado la supresión de sus datos  personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S.
7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

XII. CASOS QUE NO REQUIEREN LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
2. Datos de naturaleza pública
3. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
4. Casos de urgencia médica o sanitaria
5. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos

 

XIII. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, cuenta con un área encargada de asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales, para ello cuenta con los siguientes medios:

• En su página web www.serviasesorias.com.co ingresando a la opción o link de PQRS.
• Mediante Correo electrónico: datospersonales@serviasesorias.com.co.

 

La respuesta e información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La respuesta e información será de fácil lectura.

 

Para presentar la solicitud se deberá aportar, por lo menos, la siguiente información:

1. Nombres y apellidos del titular.
2. Número de identificación del titular.
3. Datos de localización del titular.
4. Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
5. Documentos que considere soportan su consulta o reclamo.
6. Medio por el cual desea recibir respuesta
7. Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
8. Firma del peticionario.

 

a) CONSULTAS: Los Titulares, sus causahabientes los terceros autorizados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S.

Una vez recibida la solicitud, junto con los soportes requeridos, se dará respuesta escrita máxime dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando por circunstancias objetivas S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S. determine que no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, mediante escrito enviado a la dirección suministrada para recibir respuesta, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

b) RECLAMOS: Cuando se considere que la información contenida en una base de datos tratada por S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S. debe ser objeto de corrección, rectificación, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de sus deberes como Responsable, los Titulares, sus causahabientes, o terceros autorizados, podrán presentar un reclamo que, además de cumplir la formalidad expuesta para su presentación, se regirá por las siguientes reglas:

1. Reclamo incompleto: Si el reclamo resulta incompleto, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S. requerirá al interesado mediante escrito enviado a la dirección suministrada para recibir respuesta, que subsane las fallas, indicando de manera precisa y detallada el motivo del requerimiento y la documentación o información que resulta necesaria para subsanar la petición. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S., el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, y se remitirá una respuesta indicando tal circunstancia.
2. En caso de que S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S. no sea competente para resolver la reclamación presentada, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. Reclamo completo: S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S. incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles desde la fecha de presentación. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
4. S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S. dará respuesta a la reclamación presentada, una vez esta se encuentre completa, dentro de los quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
5. Cuando por circunstancias objetivas S&A SERVICIOS Y ASESORIAS S.A.S. determine que no es posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, mediante escrito enviado a la dirección suministrada para recibir respuesta, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Una vez agotado el procedimiento atrás descrito, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

La información sobre manejo y tratamiento de datos personales solo será entregada a las siguientes personas:

1. Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las personas autorizadas por el titular del dato.
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. Se deberá entregar constancia clara y expresa de la autorización dada por los Titulares a terceros que pretendan obtener información.
4. A las personas autorizadas por orden judicial o legal. Siguiendo las reglas establecidas por la Corte Constitucional:

• La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
• Con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la Ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.
• Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos

 

XIV. CÁMARAS DE SEGURIDAD Y TRATAMIENTO ESPECIAL DE CIERTOS DATOS PERSONALES

S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, con el fin de garantizar la seguridad en sus instalaciones, utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas, circunstancia que se informa mediante la difusión en sitios visibles de anuncios que así lo hacen saber.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. Las imágenes serán conservadas por el tiempo necesario de acuerdo a la finalidad para la que se recolectan.

 

XV. PUBLICIDAD DE LA PRESENTE POLÍTICA

S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S, informa que la política de tratamiento de sus datos personales puede consultarla en la página web www.serviasesorias.com.co. Igualmente, dentro de las instalaciones físicas se encontrará un aviso de privacidad y, quien lo considere necesario, podrá solicitar que se le ponga a disposición la presente política.

 

XVI. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACIÓN

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página www.serviasesorias.com.co.

 

XVII. VIGENCIA

La vigencia de estas políticas inició a partir del 07 de Septiembre de 2016.

 

En caso de actualizaciones de la política, S&A SERVICIOS Y ASESORÍAS S.A.S. podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte del esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones, estos cambios se documentaran de forma oportuna y se divulgaran a través de los medios establecidos en la compañía a todas las partes interesadas.

La vigencia de los cambios que se aprueban en este documento inicia a partir del 15 de Febrero de 2021.